Hoe zet je onboarding succesvol in?

14-10-2021
Het onboarden van nieuwe medewerkers geniet binnen veel organisaties nog niet altijd de prioriteit en aandacht die het wel zou moeten hebben. Het klopt dat een goed onboardingstraject weliswaar veel tijd in beslag neemt, maar het verdient zich dubbel en dwars terug. Hoe zorg je in de huidige hybride werksituatie ervoor dat nieuwkomers zich direct thuis voelen? En wanneer de bestaande medewerkers deels vanuit huis werken, hoe zorg je er dan voor dat nieuwe medewerkers de inhoud van werk, maar ook de organisatiecultuur en collega’s goed kunnen leren kennen?

Een goede onboarding is essentieel voor nieuwe medewerkers om je organisatie te leren kennen en zonder noemenswaardige problemen in te stromen. Uit onderzoek van Talmundo & Vlerick Business School (Expectations versus reality of onboarding) blijkt dat een goede onboarding verschillende positieve effecten heeft. Zo zorgt een goede onboarding voor een snelle integratie in je organisatiecultuur, een positievere houding ten opzichte van jou als werkgever, een grotere betrokkenheid en het schept een duidelijk beeld van de prestatieverwachtingen.

Preboarding

Hoewel dit in de praktijk vaak voor waar wordt aangenomen, begint de onboarding van een nieuwe medewerker niet op de eerste werkdag. Dit vindt eerder plaats. Dat noemen we ook wel preboarding. De preboarding is de eerste fase in de employee journey van de nieuwe medewerker en omvat de tijd tussen het tekenen van het contract en de daadwerkelijke eerste werkdag. Het onderzoek van Talmundo & Vlerick Business School laat zien dat nieuwkomers die goed voorbereid aan hun eerste werkdag beginnen een positiever beeld hebben van de organisatie én gemotiveerder zijn.

Hetzelfde rapport laat onder meer zien dat maar liefst 66 procent van de ondervraagden aangeeft dat ze te weinig informatie heeft over de organisatie, gewenste resultaten en specifieke taken en verwachtingen. Als organisatie kun je op dit terrein dus veel winst boeken. Zo kun je medewerkers vroegtijdig betrekken door ze tijdens de preboarding al meer informatie te geven over hun rol, het team en de organisatie. Door in kaart te brengen welke contactmomenten er plaatsvinden tussen de organisatie en medewerkers tijdens de preboarding, kan er optimaal gebruikt worden gemaakt van deze touchpoints. Niet alleen om de medewerker informatie te geven, maar juist ook te verrassen met bijvoorbeeld een welkomstpakket of gadget.

Technologie kan hierin ook een belangrijke rol spelen door bijvoorbeeld een welkomstvideo te sturen of een virtual tour door het kantoor aan te bieden. Voor extra binding met de organisatie kan het erg goed helpen om een nieuwe medewerker alvast (digitaal) kennis te laten met de directe collega’s.

Hybride

Gezien de coronacrisis komt het steeds vaker voor dat de onboarding ook hybride plaatsvindt. Als dit het geval is, is het raadzaam om digitale momenten of face-to-face momenten op kantoor in te plannen waar collega’s die werkinhoudelijk weinig of geen direct contact hebben kennis met elkaar kunnen maken.

Een nieuwe werknemer maakt tijdens de inwerkperiode vanzelfsprekend kennis met de directe collega’s, maar minder snel met collega’s uit een ander team of van een andere afdeling. Dit zijn werknemers die de nieuwkomers waarschijnlijk in de ‘traditionele kantoorsituatie’ wel bij het koffieapparaat waren tegengekomen, maar in een hybride werksituatie minder snel tegen het lijf lopen. Hierdoor leren nieuwe medewerkers meer collega’s kennen en kunnen zij vanuit een breder perspectief de organisatie leren kennen en zich meer betrokken voelen bij wat andere teams en afdelingen binnen de organisatie doen.

Kennis delen

Zoals bekend zijn nieuwe medewerkers in de beginperiode nog regelmatig zoekend naar de juiste kennis, die voor werknemers die al langer in dienst zijn vanzelfsprekend is. Uit het onderzoek van Talmundo & Vlerick Business School komt naar voren dat 58 procent van de geïnterviewden de directe leidinggevende als de belangrijkste informatie- en begeleidingsbron ziet. Het rapport toont echter ook aan dat veel nieuwkomers ervaren dat de leidinggevende tekortschiet als het aankomt op de betrokkenheid. Waar een nieuwe medewerker in de traditionele kantoorsituatie vaak snel tussendoor even iets kan vragen aan de manager, moet er bijvoorbeeld in een hybride werksituatie continu overlegmomenten met de leidinggevende worden ingepland en moet er de ruimte zijn om van beide kanten proactief contact met elkaar te zoeken.

Nu het tenslotte ook steeds vaker voorkomt dat gehele teams of afdelingen hybride gaan werken, is het voor leidinggevenden een interessante puzzel om op regelmatige basis het gesprek aan te gaan met alle teamleden en om goed in te schatten hoeveel begeleiding een individuele nieuwe medewerker nodig heeft. Wat daarbij enorm zou helpen is een overzichtelijke kennisbank of interne online omgeving, waar werknemers zelfstandig alle benodigde informatie kunnen vinden. Een andere oplossing zou zijn om een nieuwe medewerker te koppelen aan een ervaren collega: een buddy. De nieuwkomer kan bij deze buddy tijdens de onboarding terecht voor vragen en advies en de buddy kan de nieuwe medewerker gedurende deze periode dan ook verder wegwijs maken in de organisatie.

Sparren over onboarding?

Zie jij ook de vele voordelen van een goede onboarding en wil je hier graag eens over sparren? Neem dan gerust contact op met onze Employer Branding-specialist Tim Huijts over de mogelijkheden; hij denkt graag met je mee!

Deel deze pagina op