Vergader efficiënt in tijden van online meetings

01-02-2021
In tijden van corona vergaderen we er tegenwoordig flink op los, wat ook goed te verklaren is. We werken met z’n allen thuis en online communiceren is ook zo’n beetje de enige communicatie die op dit moment verantwoord is. We missen de praatjes bij de koffieautomaat en de ‘hoe-was-je-weekend-gesprekken’. Hierdoor worden de online vergaderingen automatisch vaak ook een ‘hoe-was-je-weekend-gesprek’ en wijk je regelmatig af van het te bespreken onderwerp. Gelukkig hebben wij vijf tips waardoor jouw online vergadering weer efficiënt wordt, maar je ook de sociale gesprekken behoudt. Lees snel verder.

Tip 1: Vergader met een duidelijk doel voor ogen

Naast dat het leuk is om je collega’s weer te zien, moet een vergadering ook een duidelijk doel hebben. Wat ga je bespreken en wie moeten er aanwezig zijn? Benoem aan het begin van de vergadering het doel nog even kort, alsmede de tijd die voor de vergadering is uitgetrokken.

Tip 2: Vergader georganiseerd 

Bereid de vergadering goed voor. Wijs van tevoren een voorzitter én indien nodig een notulist aan en stel een agenda op. Bepaal hoeveel tijd je nodig hebt om de onderwerpen te bespreken en houd je hieraan om de efficiëntie te bewaren. Het aanwijzen van een timekeeper kan hierbij helpen.

Tip 3: Niet aan het woord? Zet je microfoon uit 

Het kan storend werken als je veel achtergrondgeluiden hoort bij je collega’s, zeker als je aan het woord bent. Houd daarom ook de volgende regel aan: niet aan het woord? Microfoon uit. Natuurlijk is het wel leuk en communicatief beter als iedereen zijn of haar gezicht laat zien. Zet je camera dus wel aan.

Tip 4: Wees een goede voorzitter

Voorzitter zijn kan iedereen, maar een goede voorzitter zijn is nog best een uitdaging, zeker bij online vergaderingen. Is één collega steeds de voorzitter van een vergadering? Wissel dan eens af met een andere collega en evalueer op een later moment hoe efficiënt de vergadering verliep. Heb je de eer om in de voorzittersrol te mogen treden? Zorg er dan voor dat iedereen aan het woord komt en dat introverte mensen niet worden overgeslagen. Probeer op de tijd te letten (of wijs dus een timekeeper aan) en blijf alert op wat er besproken wordt: hoort het echt in deze vergadering thuis of kan het ook op een ander tijdstip besproken worden door de collega’s die het onderwerp aangaan? Laat zeker wat ruimte voor chit chat, maar durf ook in te grijpen als je merkt dat de efficiëntie verloren gaat. Kortom: als voorzitter is het belangrijk dat je de touwtjes in handen houdt!

Tip 5: Plan informele meetings in

Een virtuele borrel, een vrijdagmiddag quiz, een online koffiemomentje: maak ook zeker ruimte voor deze informele momenten! Het bevordert niet alleen de werksfeer, maar ook de creativiteit én productiviteit en het is natuurlijk gewoon heel leuk om je collega’s ook op die manier te spreken. Kortom: zeker lekker blijven knallen samen maar daarnaast ook samen genieten van een borrel of kopje koffie.

Ook interessant

Wil je hiernaast graag weten hoe je efficiënt kunt thuiswerken? Lees dan onze blog waarin we je zes tips geven voor een efficiënte thuiswerkdag.

Deel deze pagina op